İzleme ve Uygulama Protokolü

Bu İzleme ve Uygulama Protokolü, Mali Komisyonun uyumluluğu nasıl denetleyeceğini düzenler. Emlak Şirketi Sertifikasyon Davranış Kuralları ve potansiyel ihlallerin nasıl değerlendirildiği, ele alındığı ve gerektiğinde nasıl cezalandırıldığı.

Bu Protokol aşağıdakiler için geçerlidir:

• Aktif Prop Firm Sertifikasına sahip tüm özel işlem firmaları; ve
• Tüm başvuru sahipleri geçici olarak sertifikalandırılmış veya sertifikasyon sürecinin bir parçası olarak iyileştirme çalışmalarından geçmektedir.

Bu Protokol, aşağıdakileri sağlamak amacıyla tasarlanmıştır: güvenilirlik, tutarlılık, usule uygunluk ve kamu güveniAynı zamanda, sertifikasyonun gönüllülük esasına dayalı ve düzenleyici olmayan yapısına da saygı duyulmaktadır.

Finansal Komisyon, kendi takdirine bağlı olarak, bir başvuru sahibinin veya sertifikalı firmanın aşağıdaki durumlarda başvuruyu reddedebilir, şartlar koyabilir, sertifikayı askıya alabilir veya sertifikayı iptal edebilir: (a) yanlış, yanıltıcı, eksik veya önemli ölçüde ilgili gerçekleri atlayan bilgiler vermesi; (b) bilgi veya doğrulama için makul taleplerle işbirliği yapmaması; (c) dolandırıcılık, sahtekarlık, piyasa manipülasyonu, zimmete geçirme veya diğer ciddi suistimal iddiaları veya kanıtlarıyla ilişkilendirilmesi; veya (d) sertifikasyon programının bütünlüğüne, itibarına veya amaçlarına kabul edilemez bir risk oluşturması. Bu tür konuları değerlendirirken, Finansal Komisyon mevcut bilgilerin niteliğini, güvenilirliğini, ciddiyetini ve önemini dikkate alabilir ve koruyucu önlem almadan önce herhangi bir nihai yargı veya düzenleyici kararı beklemek zorunda değildir.

Finansal Komisyon, tamamen kendi takdirine bağlı olarak, Gayrimenkul Şirketi Sertifikasyon programına katılım için uygunluğu belirleme ve dürüstlükle ilgili endişelerin ortaya çıkması durumunda uygun önlemleri alma hakkını saklı tutar.

Finansal Komisyon, herhangi bir sınırlama olmaksızın, bir firmanın başvurusunu reddedebilir, mevcut sertifikasını askıya alabilir veya aşağıdaki durumlarda sertifikasını iptal edebilir:

• Başvuru, tasdik veya inceleme sürecinin herhangi bir aşamasında yanlış, yanıltıcı, eksik veya esasen hatalı bilgi vermek;
• Uygunluğunu, faaliyetlerini veya Etik Kurallarına uyumunu etkileyebilecek önemli gerçekleri açıklamaz;
• Şirketin kendisini, yöneticilerini veya bağlı kuruluşlarını ilgilendirsin ya da ilgilendirmesin, dolandırıcılık, yanlış beyan, mali suistimal veya diğer ciddi etik dışı veya yasa dışı davranışlara ilişkin güvenilir iddialar veya kanıtlarla ilişkilidir;
• Finansal Komisyonun makul değerlendirmesine göre, yatırımcılar için risk oluşturan, piyasa bütünlüğünü zedeleyen veya Sertifikasyon programının itibarını veya güvenilirliğini zedeleyebilecek davranışlarda bulunmak.

Sertifikalı firmalar, sağladıkları tüm bilgilerin doğru, eksiksiz ve yanıltıcı olmamasını sağlamak ve uygunlukları veya uyumluluklarıyla ilgili önemli değişiklikleri derhal Mali Komisyona bildirmekle yükümlüdürler.

Bu hüküm kapsamında, "inandırıcı" endişeler şunları içerebilir, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Kanıtlanmış şikayetler veya şikayet kalıpları;
• Düzenleyici kurumlar, sektör kuruluşları veya uyuşmazlık çözüm forumları tarafından yapılan bulgular veya soruşturmalar;
• Suistimali gösteren doğrulanabilir kamuya açık bilgiler; veya
• Ciddi iddialara ilişkin olarak, kendisine fırsat verildiği halde, makul bir şekilde çözüm üretememek veya bu iddiaları giderememek.

Mali Komisyon, bu hüküm uyarınca işlem yapmadan önce nihai bir yasal veya düzenleyici kararı beklemek zorunda değildir; yeter ki kararı makul gerekçelere ve kanıta dayalı bir değerlendirmeye dayansın.

Bu bölüm kapsamında alınacak her türlü işlem, usulsüzlükten kaçınma, orantılılık ve şeffaflık ilkeleriyle tutarlı olmalı ve uygun durumlarda firmaya bildirimde bulunulmasını ve yanıt verme fırsatı verilmesini içermelidir.

Denetim ve yaptırım aşağıdaki ilkeler doğrultusunda yürütülmektedir:

• Bağımsızlık: Değerlendirmeler ticari etkilerden veya çıkar çatışmalarından tamamen bağımsız olarak gerçekleştirilir.
• Ölçülülük: Verilen yanıtlar, ihlalin niteliğine, kapsamına ve ciddiyetine orantılıdır.
• Usul Adilliği: Firmalara önceden bildirim yapılır, yanıt verme fırsatı verilir ve gerekçeli kararlar sunulur.
• Kanıta Dayalı Değerlendirme: Kararlar, belgelenmiş gerçeklere ve doğrulanabilir kayıtlara dayanmaktadır.
• Şeffaflık: Sertifikasyon durumunu etkileyen sonuçlar kaydedilir ve uygun durumlarda kamuoyuna açıklanır.

Sertifikasyon uyumluluğu aşağıdaki mekanizmaların bir kombinasyonu aracılığıyla izlenir:

4.1 Üç Aylık Onaylama

Sertifikalı firmaların aşağıdaki hususları teyit eden üç aylık onay belgeleri sunmaları gerekmektedir:

• Davranış Kurallarına sürekli uyum
• Kamuoyuna açıklanan kuralların ve politikaların doğruluğu
• Operasyonel alanda meydana gelebilecek önemli değişikliklerin açıklanması

4.2 Malzeme Değişikliği Bildirimleri

Şirketler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere ancak bunlarla sınırlı kalmamak kaydıyla, önemli değişiklikleri derhal Mali Komisyona bildirmek zorundadır:

• Kurallar kitabında yapılan değişiklikler, işlem ortamında veya uygulama modelinde yapılan değişiklikleri de içerebilir: emir riskinden korunma, yansıtma, yönlendirme veya içselleştirme uygulamaları (simüle edilmiş, canlı veya hibrit düzenlemelerde).
• Değerlendirme mantığındaki değişiklikler, uygulanabilir olduğu durumlarda A-kitap/B-kitap sınıflandırma metodolojisini de içerecektir.
• Ödeme politikası revizyonları, katılımcı muamelesi veya ödeme finansmanı ile ilgili olarak firmanın ekonomik modelinde yapılan önemli değişiklikleri de içerebilir.
• Mülkiyet veya kontrol değişiklikleri

4.3 Anlaşmazlık İzleme

İzleme, aşağıdaki durumlara yanıt olarak da başlatılabilir:

• Tüccar şikayetleri, ihtilaf mekanizmaları aracılığıyla iletilmiştir.
• Sistemsel sorunlara işaret eden anlaşmazlık kalıpları
• Teknoloji sağlayıcılarından veya karşı taraflardan gelen yönlendirmeler
• Olası uyumsuzluğa işaret eden kamuya açık bilgiler

4.4 Finansal Dayanıklılık İzleme

Sertifikalı firmalardan, devam eden ödeme gücü, ödeme kapasitesi ve finansal dayanıklılığı değerlendirmek için Mali Komisyonun makul olarak talep ettiği periyodik finansal bilgileri, beyanları veya destekleyici materyalleri sunmaları istenebilir; bunlar arasında önemli rezervlere, likidite pozisyonuna, ödeme riskine veya ilgili stres testi sonuçlarına ilişkin kanıtlar da yer alabilir.

Şirketler, tekrarlanan ödeme gecikmeleri, likidite sıkıntısı, işletmenin sürekliliğine ilişkin endişeler, önemli alacaklı eylemleri veya Katılımcıları veya Şirketin sertifikasyon standartlarına uyma yeteneğini olumsuz etkileyebilecek diğer gelişmeler de dahil olmak üzere, mali durumlarında meydana gelen her türlü önemli bozulmayı derhal Mali Komisyona bildirmelidir.

Mali Komisyon, sertifikalı bir firmanın Etik Kurallarını ihlal etmiş olabileceğine dair makul gerekçeler bulunduğunda uyumluluk incelemesi başlatabilir.

Tetikleyici faktörler şunları içerebilir:

• Sistematik veya esaslı ihlalleri iddia eden güvenilir şikayetler
• Uyuşmazlık çözüm süreçlerinde işbirliği yapmama
• Tekrarlanan veya çözülemeyen ödeme anlaşmazlıkları
• Yanlış yönlendiren pazarlama veya gizlenmiş kural uygulama kanıtları
• İstenen kayıtları ibraz edememe veya ibraz etmeyi reddetme

• Finansal sıkıntı, likidite açığı, iflas riski veya ödeme yükümlülüklerini yerine getirememe durumuna işaret eden kanıtlar.

6.1 İnceleme Bildirimi

Firmaya aşağıdaki hususları belirten yazılı bir bildirim gönderilecektir:

• İncelemenin kapsamı
• İhlal iddiaları
• İstenen belge veya bilgi
• Gösterge zaman çizelgeleri

6.2 Bilgi ve Kanıt Toplama

Şirketten aşağıdaki bilgileri sağlaması istenebilir:

• Kurallar kitapları ve sürüm geçmişleri, işlem ortamını, uygulama modelini, emir riskinden korunma veya yansıtma uygulamalarını ve varsa A-kitap / B-kitap metodolojisini açıklayan belgeler dahil.
• Simüle edilmiş, canlı veya hibrit işlem düzenlemeleri ve firmanın ekonomik modeliyle ilgili kamuya yapılan açıklamaların esasen doğru olduğunu doğrulamak için yeterli kayıtlar veya açıklamalar.
• Son dönemdeki yönetim hesapları, nakit akışı bilgileri veya rezerv açıklamaları, ödeme gücünü ve temettü ödeme kapasitesini değerlendirmek için makul ölçüde yeterlidir.
• Şikayet dosyaları ve yazışmalar, ödeme kararları ve hesap düzeyindeki kayıtlar ve günlükler gibi destekleyici kanıtlar dahil.
• İç prosedürler ve politikalar, iç stres testi sonuçları, finansal dayanıklılık değerlendirmeleri veya ilgili destekleyici materyaller dahil olmak üzere

Finansal Komisyon, başvuru sahibi veya onaylı firma tarafından sunulan anketlere, beyanlara ve destekleyici materyallere bağlı kalmak zorunda olmaksızın güvenebilir ve uygun gördüğü durumlarda daha fazla açıklama, doğrulama veya bağımsız kanıt isteyebilir. Başvuru sahibinin veya onaylı firmanın beyanlarını doğrulamak için makul ölçüde gerekli olduğu durumlarda, Finansal Komisyon görüşmeler, yönetim onayları, sistem gösterimleri, test erişimi, örnek kayıtlar veya üçüncü taraf onayları isteyebilir. İşbirliği yapmama veya istenen bilgileri vermeme, başlı başına yaptırım eylemi için gerekçe oluşturabilir.

6.3 Firma Yanıtı

Firmaya aşağıdaki konularda makul bir fırsat tanınacaktır:

• Yazılı açıklamalar gönderin.
• Ek kanıt sağlayın
• Düzeltici eylemler önerin

İncelemenin ardından, Mali Komisyon aşağıdaki hususları içeren yazılı bir karar yayınlayacaktır:

• Gerçek bulgular
• Davranış Kurallarına Göre Değerlendirme
• Bir ihlalin gerçekleşip gerçekleşmediği
• Gerekli veya önerilen eylemler

Belirlemeler şunları içerebilir: ihlal yok, küçük ihlalya da maddi ihlal sınıflandırmalar.

Bir ihlal tespit edildiğinde veya Mali Komisyon, sertifikasyonun eksik, yanlış, yanıltıcı veya önemli ölçüde atlanmış bilgilere dayanarak elde edildiğini, sürdürüldüğünü veya kullanıldığını veya sertifikasyon statüsünün, sertifikasyon işaretlerinin veya Mali Komisyona yapılan atıfların aldatıcı, yanıltıcı, yetkisiz veya başka şekilde uygunsuz bir şekilde kullanıldığını belirlediğinde, Mali Komisyon aşağıdakilerden bir veya daha fazlasını içerebilecek yaptırım tedbirleri uygulayabilir:

8.1 Danışma Bildirimi

Eksikliklerin küçük veya prosedürel nitelikte olduğu ve tüccarları veya sertifikasyon programının bütünlüğünü önemli ölçüde etkilemediği durumlarda verilir.

8.2 Düzeltme Gerekliliği

Şirketin, belirlenen süre içinde belirtilen düzeltici önlemleri alması gerekmektedir.

8.3 Şartlı Sertifikasyon

Sertifika, artırılmış denetim veya belirli koşullara bağlı olarak geçerliliğini korur.

8.4 Kamuoyu Duyurusu

Şeffaflığın gerekli olduğu durumlarda, bulguların veya durum değişikliğinin Mali Komisyon web sitesinde yayınlanması.

8.5 Süspansiyon

Sorunların ciddi ancak giderilebilir nitelikte olduğu durumlarda sertifikanın geçici olarak askıya alınması.

8.6 İptal

İhlallerin ciddi, sistemik, tekrarlanan veya kötü niyetli davranışları içerdiği ya da Mali Komisyon ile önemli ölçüde işbirliği yapılmadığını yansıttığı durumlarda sertifika kalıcı olarak iptal edilir.